Mengelola
Proyek
Bab 14 Mengelola Proyek
14.1 PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK
Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek sistem
informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi memerlukan
banyak waktu dan uang untuk diimplementasikan daripada yang diantisipasi atau
sistem yang telah selesai tidak berjalan dengan baik. Bila sistem informasi
tidak memenuhi harapan atau biaya yang harus dikeluarkan, perusahaan mungkin
tidak menyadari adanya keuntungan dari investasi sistem informasinya, dan
sistem mungkin tidak dapat menyelesaikan masalah yang menjadi tujuannya.
Pengembangan sistem baru harus dikelola dan diatur dengan hati-hati, dan cara
pelaksanaan proyek kemungkinan merupakan faktor terpenting yang mempengaruhi
hasilnya. Itulah mengapa penting untuk memiliki pengetahuan tentang pengelolaan
proyek sistem informasi dan alasan mengapa mereka berhasil atau gagal.
PROYEK RUNAWAY DAN KEGAGALAN SISTEM
Seberapa parah proyek dikelola? Rata-rata, proyek sektor swasta
diremehkan setengahnya dalam hal anggaran dan waktu yang dibutuhkan untuk
mewujudkan sistem yang lengkap yang dijanjikan dalam rencana sistem. Banyak
proyek dikirim dengan fungsionalitas yang hilang. Sebuah proyek pengembangan
sistem tanpa manajemen yang tepat kemungkinan besar akan mengalami konsekuensi
ini:
Biaya yang jauh melebihi anggaran
Selip tak terduga waktu
Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
Gagal mendapatkan manfaat yang diantisipasi
TUJUAN MANAJEMEN PROYEK
Sebuah proyek adalah rangkaian kegiatan yang direncanakan untuk
mencapai tujuan bisnis yang spesifik. Proyek sistem informasi mencakup
pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, dan
peningkatan atau penggantian infrastruktur teknologi informasi perusahaan (IT).
Pengelolaan proyek mengarah pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan
teknik untuk mencapai target tertentu sesuai batasan anggaran dan waktu yang
ditentukan. Lingkup mendefinisikan pekerjaan apa atau tidak termasuk dalam
sebuah proyek. Waktu adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
proyek. Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan
biaya sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Kualitas
adalah indikator seberapa baik hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi tujuan
yang ditentukan oleh manajemen. Risiko mengacu pada masalah potensial yang akan
mengancam keberhasilan sebuah proyek.
14.2 MEMILIH PROYEK
Perusahaan biasanya menyajikan dengan berbagai proyek untuk
memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja. Ada lebih banyak ide untuk proyek
sistem daripada sumber daya. Perusahaan harus memilih dari kelompok mana proyek
yang menjanjikan keuntungan terbesar bagi bisnis. Jelas, keseluruhan strategi
bisnis perusahaan harus mendorong pemilihan proyek.
STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI
MENGUBAH SISTEM PROYEK TERHADAP RENCANA USAHA
Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan
memberikan nilai bisnis paling banyak, organisasi perlu mengembangkan rencana
sistem informasi yang mendukung keseluruhan rencana bisnis mereka dan di mana
sistem strategis digabungkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencana
tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem
(tujuan rencana), alasan, sistem / situasi saat ini, perkembangan baru yang
harus dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana pelaksanaan, dan anggaran.
FAKTOR KESUKSESAN KRITIS
Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif,
organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi
jangka panjang dan jangka pendeknya. Analisis strategis, atau faktor
keberhasilan kritis, pendekatan berpendapat bahwa persyaratan informasi
organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor keberhasilan kritis (CSF)
manajer. CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang
lebih luas. Kelemahan utama metode ini adalah tidak ada cara yang sangat ketat
dimana CSF individu dapat digabungkan ke dalam pola perusahaan yang jelas.
Selain itu, orang yang diwawancarai (dan pewawancara) sering menjadi bingung
saat membedakan antara CSF individu dan organisasi.
ANALISIS PORTOFOLIO
Setelah analisis strategis menentukan arah keseluruhan
pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi
proyek sistem alternatif. Analisis portofolio persediaan semua proyek sistem
informasi dan aset organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan
lisensi. Portofolio investasi sistem informasi ini dapat digambarkan memiliki
profil risiko dan manfaat tertentu bagi perusahaan.
MODEL SKOR
Model penilaian berguna untuk memilih proyek dimana banyak
kriteria harus dipertimbangkan. Ini memberi bobot pada berbagai fitur sistem
dan kemudian menghitung total bobotnya. Seperti semua teknik “objektif”, ada
banyak penilaian kualitatif yang terlibat dalam penggunaan model penilaian.
Model ini membutuhkan tenaga ahli yang memahami isu dan teknologinya.
14.3 MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI
Bahkan jika sebuah proyek sistem mendukung tujuan strategis
perusahaan dan memenuhi persyaratan informasi pengguna, perusahaan tersebut
memerlukan investasi yang bagus untuk perusahaan tersebut. Nilai sistem dari
perspektif keuangan pada dasarnya berkisar pada masalah pengembalian modal yang
diinvestasikan. Apakah investasi sistem informasi tertentu menghasilkan
keuntungan yang cukup untuk membenarkan biayanya?
BIAYA SISTEM INFORMASI DAN MANFAAT
Manfaat berwujud dapat diukur dan diberi nilai moneter. Manfaat
tak berwujud, seperti layanan pelanggan yang lebih efisien atau pengambilan
keputusan yang disempurnakan, tidak dapat segera diukur namun dapat menyebabkan
keuntungan yang dapat diukur dalam jangka panjang. Model penganggaran modal
adalah salah satu dari beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai
investasi pada proyek investasi modal jangka panjang. Metode penganggaran modal
bergantung pada ukuran arus kas masuk dan keluar dari perusahaan; proyek modal
menghasilkan arus kas tersebut.
PILIHAN NYATA DALAM PENETAPAN MODEL
Beberapa proyek sistem informasi sangat tidak pasti, terutama
investasi di bidang infrastruktur TI. Aliran pendapatan masa depan mereka tidak
jelas dan biaya di muka mereka tinggi. Model penetapan harga opsi sebenarnya
(ROPMs) menggunakan konsep valuasi opsi yang dipinjam dari industri keuangan.
Suatu pilihan pada dasarnya adalah hak, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak
di masa depan. Opsi panggilan biasa, misalnya, adalah opsi finansial di mana
seseorang membeli hak (tapi bukan kewajiban) untuk membeli aset dasar (biasanya
saham) dengan harga tetap (strike price) pada atau sebelum tanggal tertentu.
Proyek sistem informasi nilai ROPMs serupa dengan opsi saham, di mana
pengeluaran awal untuk teknologi menciptakan hak, namun bukan kewajiban, untuk
memperoleh manfaat yang terkait dengan pengembangan dan penerapan teknologi lebih
jauh asalkan manajemen memiliki kebebasan untuk membatalkan, menunda, restart,
atau memperluas proyek.
BATASAN MODEL KEUANGAN
Fokus tradisional pada aspek finansial dan teknis dari sistem
informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem
informasi yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat sebenarnya dari investasi.
Banyak keputusan sistem informasi perusahaan investasi tidak mempertimbangkan
secara memadai biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem baru,
seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak kurva belajar pengguna
terhadap sistem baru terhadap produktivitas, atau kebutuhan manajer waktu untuk
menghabiskan waktu mengawasi perubahan sistem baru yang terkait. Manfaat,
seperti keputusan yang lebih tepat waktu dari sistem baru atau peningkatan
pembelajaran dan keahlian karyawan, mungkin juga diabaikan dalam analisis
keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan Schkade, 2002).
14.4 MENGELOLA RESIKO PROYEK
Kami telah memperkenalkan topik tentang risiko sistem informasi
dan penilaian risiko di Bab 8. Dalam bab ini, kami menjelaskan risiko spesifik
terhadap proyek sistem informasi dan menunjukkan apa yang dapat dilakukan untuk
mengelolanya secara efektif.
DIMENSI RESIKO PROYEK
Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup,
tingkat kerumitan, dan komponen organisasi dan teknis mereka. Beberapa proyek
pengembangan sistem lebih mungkin menciptakan masalah yang telah kita gambarkan
sebelumnya atau mengalami penundaan karena membawa tingkat risiko yang jauh lebih
tinggi daripada yang lain. Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh ukuran
proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi
dan tim proyek.
Ukuran proyek. Semakin besar proyek, seperti yang ditunjukkan oleh
dolar yang dikeluarkan, ukuran staf implementasi, waktu yang dialokasikan untuk
implementasi, dan jumlah unit organisasi yang terpengaruh semakin besar
risikonya.
Struktur proyek. Beberapa proyek lebih terstruktur daripada yang
lain. Persyaratan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat
dengan mudah didefinisikan.
Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat jika tim
proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang
dibutuhkan.
PERUBAHAN MANAJEMEN DAN KONSEP IMPLEMENTASI
Pengenalan atau perubahan sistem informasi memiliki dampak
perilaku dan organisasi yang kuat. Perubahan dalam cara informasi
didefinisikan, diakses, dan digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi
sering kali mengarah pada distribusi wewenang dan kekuasaan baru. Perubahan
organisasi internal ini melahirkan perlawanan dan oposisi serta dapat
menyebabkan kematian sistem yang baik. Persentase yang sangat besar dari proyek
sistem informasi tersandung karena proses perubahan organisasi seputar bangunan
sistem tidak ditangani dengan baik. Pembuatan sistem yang berhasil memerlukan
manajemen perubahan yang hati-hati.
Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan sistem
informasi baru secara efektif, Anda harus memeriksa proses pelaksanaannya.
Implementasi mengacu pada semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju
adopsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi, seperti sistem informasi baru.
Dalam proses implementasi, analis sistem adalah agen perubahan.
Hubungan antara pengguna dan spesialis sistem informasi secara
tradisional menjadi masalah bagi upaya penerapan sistem informasi. Spesialis
pengguna dan sistem informasi cenderung memiliki latar belakang, minat, dan
prioritas yang berbeda. Ini disebut sebagai celah komunikasi perancang
pengguna. Perbedaan ini menyebabkan loyalitas organisasi yang berbeda,
pendekatan pemecahan masalah, dan kosa kata. Jika sebuah proyek sistem
informasi memiliki dukungan dan komitmen manajemen di berbagai tingkatan, maka
kemungkinan besar akan dirasakan secara positif oleh pengguna dan staf layanan
informasi teknis. Kedua kelompok akan percaya bahwa keikutsertaan mereka dalam
proses pembangunan akan mendapat perhatian dan prioritas yang lebih tinggi.
MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO
Berbagai manajemen proyek, pengumpulan kebutuhan, dan metodologi
perencanaan telah dikembangkan untuk kategori masalah implementasi yang
spesifik. Strategi juga telah dirancang untuk memastikan bahwa pengguna
memainkan peran yang tepat selama masa implementasi dan untuk mengelola proses
perubahan organisasi.
Proyek dengan teknologi yang menantang dan kompleks bagi pengguna
untuk mendapatkan keuntungan dari alat integrasi internal. Keberhasilan proyek
semacam itu bergantung pada seberapa baik kompleksitas teknis mereka dapat
dikelola. Pemimpin proyek membutuhkan pengalaman teknis dan administratif yang
berat. Proyek besar mendapatkan keuntungan dari penggunaan alat perencanaan
formal dan alat kontrol formal yang tepat untuk mendokumentasikan dan memantau
rencana proyek. Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan
rencana proyek adalah bagan Gantt dan grafik PERT. Bagan Gantt mencantumkan
aktivitas proyek serta tanggal mulai dan selesai yang sesuai. Meskipun bagan
Gantt menunjukkan kapan aktivitas proyek dimulai dan diakhiri, mereka tidak
menggambarkan dependensi tugas, bagaimana satu tugas terpengaruh jika ada yang
tertinggal, atau bagaimana tugas harus dipesan. Di situlah grafik PERT berguna.
PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique, sebuah
metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut A.S. selama tahun 1950an untuk
mengelola program rudal kapal selam Polaris. Bagan PERT secara grafis
menggambarkan tugas proyek dan keterkaitannya. Daftar PERT berisi daftar
kegiatan spesifik yang membentuk sebuah proyek dan kegiatan yang harus
diselesaikan sebelum kegiatan tertentu dapat dimulai.
Proyek dengan struktur yang relatif kecil dan banyak persyaratan
yang tidak terdefinisi harus melibatkan pengguna sepenuhnya pada semua tahap.
Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak kemungkinan
pilihan desain dan tetap berkomitmen terhadap satu desain. Alat integrasi
eksternal terdiri dari cara untuk menghubungkan kerja tim pelaksana ke pengguna
di semua tingkat organisasi. Misalnya, pengguna bisa menjadi anggota aktif tim
proyek, mengambil peran kepemimpinan, dan bertanggung jawab atas pemasangan dan
pelatihan. Tim pelaksana dapat menunjukkan responsnya terhadap pengguna, segera
menjawab pertanyaan, memasukkan umpan balik pengguna, dan menunjukkan kesediaan
mereka untuk membantu. Implementasi kontra adalah strategi yang disengaja untuk
menggagalkan implementasi sistem informasi atau inovasi dalam suatu organisasi.
PERANCANGAN UNTUK ORGANISASI
Karena tujuan sistem baru adalah untuk memperbaiki kinerja
organisasi, proyek sistem informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara
di mana organisasi akan berubah saat sistem baru dipasang, termasuk pemasangan
intranet, ekstranet, dan aplikasi Web. Selain perubahan prosedural,
transformasi fungsi pekerjaan, struktur organisasi, hubungan kekuasaan, dan
lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati. Area dimana user
interface dengan sistem memerlukan perhatian khusus, dengan kepekaan terhadap
masalah ergonomi. Ergonomi mengacu pada interaksi orang dan mesin di lingkungan
kerja. Ini mempertimbangkan disain pekerjaan, masalah kesehatan, dan antarmuka
pengguna sistem informasi akhir. Analisis dampak organisasi menjelaskan
bagaimana sistem yang diusulkan akan mempengaruhi struktur organisasi, sikap,
pengambilan keputusan, dan operasi.
Salah satu cara untuk menangani masalah manusia dan organisasi
adalah dengan menggabungkan praktik perancangan sosioteknik ke dalam proyek
sistem informasi. Desainer menetapkan seperangkat solusi desain teknis dan
sosial secara terpisah. Rencana disain sosial mengeksplorasi struktur kelompok
kerja yang berbeda, alokasi tugas, dan desain pekerjaan individual.
ALAT PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK
Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek
manajemen proyek memfasilitasi proses manajemen proyek. Perangkat lunak
manajemen proyek biasanya menampilkan kemampuan untuk menentukan dan memesan
tugas, menetapkan sumber daya ke tugas, menetapkan tanggal mulai dan
berakhirnya tugas, melacak kemajuan, dan memfasilitasi modifikasi terhadap
tugas dan sumber daya. Banyak mengotomatisasi penciptaan grafik Gantt dan PERT.
Beberapa alat ini adalah program canggih yang besar untuk mengelola
proyek-proyek yang sangat besar, kelompok kerja yang tersebar, dan fungsi
perusahaan. Alat high-end ini dapat mengelola sejumlah besar tugas dan
aktivitas serta hubungan yang kompleks.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar