Keberhasilan
komunikasi dalam suatu organisasi meruapakan asset penting bagi pencapaian
sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Pada bab ini akan I bahas tentang
hubungan komunikasi (communication connections), pola komunikasi (patterns of
communication) yang biasa digunakan dalam organisasi, cara mengelola komunikasi
dan cara meningkatkan keterampilan berkomunikasi (communications skill).
A. Hubungan Komunikasi
Peran menejerial
mencakup:
1.
Peran atnarpribadi
Mencakup tokoh
figure (figurehead role), pemimpin (leader role) dan penghubung (liaison role)
2.
Peran Informasional
Mencakup
monitoring (monitor role), pengebar informasi (disseminator role) dan juru
bicara (spokesperson role).
3.
Peran Keputusan
Mencakup peran
wirausaha (entrepreneur role), pemecah masalah (disturbance handler role),
pengalokasian sumber daya (resource allocator role) dan negosiator (negotiator
role).
4.
Kegiatan Pertukaran Informasi
Kegiatan
organisasi yang terkait dengan pertukaran informasi (komunikasi) antara lain:
-
Menetapkan tujuan
-
Membuat dan melaksanakan keputusan
-
Mengukur prestasi kerja
-
Merekrut dan mengembangkan staff
-
Pelayanan pelanggan
-
Negosiasi dengan pemasok
-
Interaksi dengan peraturan yang ada
-
Proses produksi
B. Pola Komunikasi
Pola komunikasi
dapat dikelompokan menjadi:
1.
Saluran komunikasi formal
Menurut Montana
& Greene (1993;1985) saluran komunikasi formal dibagi menjadi:
§
Komunikasi dari atas ke bawah
Mencakup
penyampaian informasi, mengarahkan, mengkoordinasi, memotivasi, memimpin, dan
mengendalikan berbagai kegiatan di level bawah
§
Komunikasi dari bawah ke atas
Misalnya
ide/gagasan yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan.
§
Komunikasi horizontal
Disebut juga
komunikasi lateral merupakan komunikasi antar manajer, antar sejawat atau antar
karyawan
§
Komunikasi Diagonal
Merupakan
komunikasi yang melibatkan dua tingkat (level) organisasi yang berbeda
Keterbatasan
komunikasi formal yaitu cenderang birokrasi dan ketat, sehingga proses
pengambilan keputusan menjadi lamban
2.
Saluran Komunikasi Informasl
Komunikasi informal cenderung luwes/fleksibel dan
tidak ketat, sebagaimana komunikasi yang terjadi disaat jam istirahat kantor.
C. Cara Mengelola Komunikasi
Ada dua hal yang
perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi yaitu:
1.
Penanganan pesan-pesan rutin meliputi
v
Mengurangi jumlah pesan
v
Memberi Intruksi yang jelas
v
Mendelegasikan sebagai tanggung jawab
v
Memberi pelatihan bagi petugas
2.
Penanganan krisis komunikasi
D. Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
Beberapa
keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
v
Membaca
v
Mendengarkan
v
Membuat percakapannya menarik
v
Melakukan wawancara
v
Berdiskusi dengan kelompok kelompok
kecil
v
Berpidato dan presentasi
v
Menulis surat, memo dan laporan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar