BAB 10
Penulisan Bad-News
A. Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan
Bad-News
Pada saat
memberi tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasakahan
pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mengubah citra
organisasi bisnis secara negative ada tiga hal yang perlu diperhatikan yaitu:
1.
Penyampaian bad-news
2.
Penerimaan pesan tersebut
3.
Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan
pelanggan
Berikut ini adalah cara pengorganisasian pesan-pesan
bad-news yaitu sebagai berikut :
1.
Menciptakan audience-Centered Tone
Nada atau intonasi dalam penyampaian pesan bad-news
harus memiliki spesifikasi seperti berikut ini:
Ø
Membantu audiens mengerti bahwa bad-news
menggambarkan keputusan yang tegas
Ø
Membantu audiens mengerti bahwa keputusan
anda adil
Ø
Membanu audiens agar tetap memberikan
goodwill pada perusahaan
Usahakan focus pada audiens tone dalam menyampaikan
pesan-pesan baad-news.
2.
Memilih perencanaan organisasional
B. Mengkomunkasikan Informasi dan Jawaban
Negatif
Dalam situasi seperti
ini, keterampilan komunikasi seorang komunikator diuji saat mengatakan “tidak”
dengan tetap menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak di kemudian hari.
·
Bad-news tentang produk
Pada penyampaian bad-news tentang produk bagi para
pelanggan (misalnya kenaikan harga pokok produk atau penarikan produk), lebih
baik digunakan pendekatan tidak langsung yang diawali dengan pernyataan yang
bersifat netral, didukung dengan alasan logis, baru disampaikan pesan bad-news
serta diakhiri dengan pernyataan yang positif dan bersahabat.
·
Penolakan kerja sama
·
Penolakan Undangan
·
Penyampaian Bad-news ke Pelanggan
Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatika dalam
penyampain pesan-pesan bad-news yaitu:
·
Tetap bekerja sebaik mungkin menuju
kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale)
·
Tetap menjaga instruksi atau informasi
tambahan sejelas mungkin
·
Tetap optimis dan percaya diri sehingga
pembaca tidak akan kehilangan minat
C. Bad-news tentang Orang
Dibawah ini
adalah beberapa bad-news tentang orang yang dimana fokusnya ada dalam
organisasi bisnis yaitu:
v
Penolakan menulis surat rekomendasi
v
Penolakan lamaran pekerjaan
v
Surat penolakan kredit
BAB 11
Penulisan Pesan-pesan Persuasif
A. Perencanaan Pesan-pesan Persuasif
Penyampaian
pesan-pesan persuasive dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan
eksternal organisasi. Tidak seperti permintaan rutin, pesan-pesan persuasive
bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau
gagasannya.
1.
Analisis Audiens
Melalui analisis audiens secara tepat penyampaian
pesan-pesan persuasive dapat dilakukan secara efektif. Penyampaian pesan
persuasive yang terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan dengan minat
dan hasrat audiens.
2.
Pertimbangan Perbedaan Budaya
3.
Memilih Pendekatan Organisasional
B. Mengembangkan Pesan-Pesan Persuasif
Komponen-komponen
penting dalam mengembangkan pesan-pesan persuasive antara lain yaitu:
1.
Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat
kepercayaan dan keandalan, jika kredibilitas diragukan, audiens bisa saja
memilih skeptic. Tanpa kredibilitas, upaya untuk melakukan persuasive akan
tampak sebagai bentuk tipuan.
Cara lain untuk menambah kredibilitas antara lain:
jadilah seorang yang ahli (pakar) dalam bidang tertentu dan lain-lain
2.
Kerangka Argumentasi
Ketika fakta dan bukti sudah cukup terkumpul,
buatlah kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan persuasive mengikuti rencana
organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action)
3.
Memilih Daya Pemikat
Daya pemikat audiens terdiri dari daya pemikat atas
dasar logika dan emosional
Ø
Pemikat emosional (emotion appeals)
Gunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi
seseorang misalnya kebebasan, merdeka, keberhasilan, nilai, penghargaan,
kenyamanan dan keamanan.
Ø
Pemikat logika
Ketika memikat logika audiens, gunakan salah satu
dari tiga jenis alasan berikut ini:
·
Analogi
·
Induksi
·
Deduksi
4.
Pertimbangan Etika
Tunjukan suatu perhatian kepada audiens dengan
mengadopsi sikap audiens dengan perhatian yang jujur.
C. Menulis Permintaan Persuasif
Yang terpenting
untuk diingat ketika menyusun permintaan persuasive (persuasive request) yaitu
tetap menjaga batas-batas permintaannya. Manfaat langsung (direct benefits)
permintaan persuasive meliputi pengurangan beban kerja seorang supervisor.
Sedangkan manfaat tidak langsung (indirect benefits) yaitu meliputi
peningkatan/perbaikan moral karyawan dan peningkatan prestise dan lain-lain.
Ø
Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Contoh surat permintaan peningakatan anggaran
sebaiknya gunakan perencanaan organisasional AIDA
Ø
Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk
penyesuaian
Contoh complaint letter
D. Penulisan Pesan-pesan Penjualan dan
Permohonan Dana
Ada dua jenis
pesan-pesan persuasive yaitu surat penjualan (sales letters) dan surat
permohonan bantuan dana (fundraising letters). Pesan-pesan ini meliputi brosur,
formulir jawaban dan surat khusus lainnya.
1.
Perencanaan Pesan-pesan Penjualan
Ada beberapa cara untuk menyampaikan pesan-pesan
penjualan diantaranya melalui pengiriman surat, brosul, sampel (contoh produk),
kartu, telepon, surat elektronik dan iklan media massa dan elektronik.
2.
Pengorganisasian dan Komposisi
Pesan-pesan Penjualan
Ciri-ciri surat penjualan yang baik antara lain
sebagai berikut:
·
Menarik perhatian
·
Membangun minat
·
Meningkatkan hasrat
·
Memotivasi tindakan
3.
Perencanaan Pesan-pesan Permohonan
Bantuan Dana
Ada empat hal
yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana yaitu:
·
Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan
secara spesifik
·
Tunjukan kepada pembaca betapa
pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada mereka
·
Kemukakan secara jelas berapa jumlah
donasi yang dibutuhkan
·
Jelaskan manfaat atau kegunaaan donasi
yang telah diberikan pembaca
Tidak ada komentar:
Posting Komentar