BAB 23 KOMUNIKASI MELALUI TEKNOLOGI INFORMASI (PENYIMPANAN DATA ELEKTRONIK DALAM KOMUNIKASI BISNIS)

Bab 23

KOMUNIKASI MELALUI TEKNOLOGI INFORMASI (PENYIMPANAN DATA ELEKTRONIK DALAM KOMUNIKASI BISNIS)

A.   Teknologi Informasi dan Media Penyimpanan Data Elektronik

Perkembangan teknologi informasi sudah semakin semarak di negara kita tercinta ini. Dewasa ini teknologi informasi merupakan suatu istilah yang sedang “mendunia” dan sering dipertukarkan dengan “teknologi baru”.

Menurut salah satu lembaga penelitian di US the Advisory Council for Applied Research and Development,teknologi sebagai suatu disiplin ilmu sains ,teknologi dan rekayasa dan teknik-teknik manajemen yang digunakan dalam menangani dan memproses informasi ,bagaimana aplikasinya ,komputer dan interaksinya dengan manusia dan mesin serta asosiasinya dengan kondisi sosial ekonomi dan budaya.

Teknologi informasi itu sendiri adalah suatu produk yang tak berwujud . TI tak dapat disentuh ,dicium ,atau dirasa ,namaun dapat dilihat kebenaranya dalam dunia nyata. Anda dapat menikmati halaman-halam dari suatu buku,majalah atau koran melakukan tranformasi informasi dari dan ke dunia dengan menggunakan telepon,internet email memproses dan menganalisis data informasi dengan microcomputer ,personal,penyimpanan dan mencari informasi.

B.   Pengertian Beberapa Penyimpanan Data Elektronik

Keberadaan media penyimpanan data elektronik dalam dunia bisnis maupun non bisnis memliki arti yang sangat penting bagi para pengambil kebijakan terutama pada saat data dibutuhkan segera. Dalam hal yang termasuk penyimpanan data elektronik antara lain:

a.       CD-ROM

CD merupakan suatu optical disk yang berdeameter 4,75 inchi di mana data dicatat dan disimpansecara digital . oleh karena optial disc tersebut merupakan media digital ,CD dapat melakukan tranformasi informasi dari berbagai macam variasi ,baik teks,foto audio ,grafis videp dan software.

b.      DVD-ROM

DVD-ROM (digital video disc atau digital versatile) adalah sebuah format media penyimpanan optical disc yang ditemukan dan dikembangkan oleh perusahaan Philips,Sony,Thoshiba dan Time Warner pada tahun 1995. Tujuan utamanya adalah sebagai media penyimpanan data dan video.

c.       HD-DVD

HD-DVD (high definition DVD)sebuah format optical disc yang berkepadatan tinggi yang dirancang untuk menyimpan data termasuk video definisi tinggi. HD-DVD memiliki kapasitas simpan hingga 25GB (satu sisi)dan 30 GB (dua sisi). Dalam awal perkembangan optical HD-DVD dirancang untuk menggantikan format DVD yang memiliki kapasitas simpan 4,7 GB(satu sisi)

d.      BLU –ray DISC

Selanjutna Blu-rey Disc atau disingkat BD merupakan teknologi penyimpanan digital optic terkini yang memiliki kapasitas sangat besar. Sebuah Blu-rey Disc memiliki kapasitas yang juga jauh lebih besar daripada DVD-ROM hingga lima kali lipat lebih. Sebuah Blu-rey Disc memiliki kapasitas hingga 25 GB (single layer) dan 50 GB(double layer).

e.       USB Flash Drive

USB flash drive yang sering disebut juga dengan istilah flashdisk atau UFD adalah alat penyimpanan dana memori flash tipe NAND yang memiliki alat penghubung USB yang  terintegritas .

Flashdisk memiliki banyak kelebihan dibandingkan alat penyimpanan dat lainya,khususnya disket. Alat ini lebih cepat,kecil,dengan kapasitas lebih besar serta lebih dapat diandalkan (karena tidak dimiliki bagian yang bergerak) daripada disket. Namun flashdisk juga memiliki umur penyimpanan data yang singkat,biasanya ketahanan data pada flashdisk rata-rata  5 tahun

f.       Hardisk Eksternal

Keberadaan hardisk eksternal tertentu akan sangat banyak membantu para penggunaanya dalam penyimpanan data,gambar,foto maupun video dalam kapasitas yang sangat besar. Sebagaimana diketahui bahwa kapasitas simpan hardisk eksternal yang beredar di pasar memiliki kapasitas yang beragam ,mulai dari kapasitas 80 GB,200 GB,320GB,500 GB hingga kapasitas 2 TB (terabyte) setara dengan 2000 GB.

C.    Manfaat Media Penyimpanan Data Elektronik

Kehadiran media penyimpanan data elektronik sangat bermanfaat para penggunanya sesuai dengan kebutuhan mereka baik untuk kepentingan bisnis maupun nonbisnis. Penjelasan lebih rinci dapat dijelaskan berikut ini :

·         Dunia Pendidikan

saat ini sudah mulai timbul semangat di kalangan dunia pendidikan tinggi untuk memanfaatkan teknologi CD-ROM dan DVD-ROM khususnya dalam membuat salinan aneka data penting. Disamping itu,saat ini juga cukup banyak tersedi berbagai bahan proses pembelajaran dan pelatihan baik itu aneka koleksi kasus-kasus perusahaan besar,koleksi jurnal ,majalah,surat kabar,dan buku  yang dikemas dalam format CD-ROM maupun DVD-ROM.

·         Dunia Bisnis

Dalam dunia bisnis ,keberadaan optical disc dapat digunakan sebagai sarana untuk memperkenalkan (promosi) produk –produk baru,melatih para pegawai agar dapat menguasai pekerjaan mereka,atau mempermudah akses database dalam berbagai bidang bagi penggunanya.

Kini banyak perusahaan-perusahaan yang telah memanfaatkan keberadan optical disc tersebut untuk berbagai kepentingan sesuai dengan jenis atau bidang usahanya. Industri musik dan perfilman mulai memanfaatkan keberadaan DVD-ROM dan blu-ray Disc sebagai salah satu media perekaman musik dan film. Hal ini mengingat bahwa optical disc tersebut memiliki kapasitas simpan yang sangat besar.

D.   Hardware Media Penyimpanan Data Elektronik

Termasuk dalam hardware media penyimpanan dataelektronik antara lain: CD-ROM,DVD –ROM,HD-DVD ,Blu-ray Disc,flashdisk dan hardisk ekternal. Sebagaiman telah dijelaskan terdahulu bahwa media peyimpanan  data elektronik tersebut termasuk produk peripheral computer ,dimana untuk mengoperasikan media tersebut harus dihubungkan dengan dengan komputer atau dengan perangkat player. Media penyimpana data elektronik ini memerlukan adanya perangkat drive untuk dapat mengoperasikan dan tidak dapat berfungsi dengan sendirinya.

E.   Software Media Penyimpanan Data Elektronik

Berikut ini adalah beberapa contoh software yang beredar di masyarakat dan dikemas dalam format-CD-ROM atau DVD-ROM antara lain: software untuk program statistik ,program akuntansi,program keuangan ,program sistem produksi,program desain bangunan,program desain grafis,editing video,editing foto,program pengolah kata,program pengolah daata,database,program presentasi,publishing ,program terjemahan,games,konversi format ,musik multimedis player dan burning.

F.    Aplikasi CD-ROM dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis,munculnya CD-ROM di pasar akan dapat membuat kegiatan-kegiatan bisnis menjadi lebih produktif,lebih menarik dan lebih efesien karena beberapa alasan ,antara lain:

v  Kemampuan CD-ROM dalam menyimpan informasi dalam jumlah besar

v  Tingkat fleksibilitas CDROM dalam memdapatkan informasi

v  Dengan menggabungkan multimedia

v  Munculnya teknologi CDROM di pasar telah memotivasi produk software dan hardware dalam mengembangkan dan meningkatkan produk sesuai dengan kebutuhan konsumen.

v  Dengan menggunakan multimedia training dalam format CDROM,akan lebih mudah,lebih murah,dan lebih fleksibel dalam penyesuaian waktunya.

G.  CD-ROM BASED Trainning Program

Programer memasukan semua instruksi dan semua program pelatihan bagi para pegawainya secara lengkap ,baik teks,gambar,suara,animasi maupun grafisnya terprogram hanya dalam sebuah CDROM  yang disebut sebut sebagai CDROM based training program. Dengan CDROM  inilah seorang instruktur atau pelatihan dalam suatu organisasi mampu berkomunikasi dengan pihak lain secara lebih efektif dan jarak jauh ,seperti menggunakan jalur satelit ,maka manfaat yang diperolehnya akan semakin besar dan biaya operasionalnya relatif murah.

Micro mentor,sebuah perusahaan yang memberikan pelatihan melalui CDROM ,sebelum menggunakn CD-ROM ,perusahan menggunakan floppy disk ataupun har disk . namun,setelah munculnya teknologi CDROM,micro mentor memilih CDROM sebagai media proyek pelatihan karena menarik ,kapasitas penyimpanan yang besar ,kecepatan pengiriman,suara dan grafis. Dengan perkataan lain bahwa dengan menggunakan CDROM ,pelatihan akan menjadi lebih kreatif .efesian,dan manarik bagi para peserta.

Share:

Read More

BAB 19 BAB 20 BAB 21

Bab 19.

Penulisan Laporan Bisnis

A.   Pengertian Laporan Bisnis

Menurut para ahli laporan bisnis dapat diartikan sebagai berikut :

·         Menurut Herta A.Murphy dan Herbert W.H

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral , tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

·         Menurut Himstreet dan Batty.

Laporan bisnis adalah suatu pesan – pesan objectif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari suatu institusi atau lembaga ke lembaga yang lain guna membntu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Bagi suatu perusahaan , umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperrluan antara lain :

1.      Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya : laporan operasional dan laporan kegiatan personal.

2.      Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan – kebijakan dan prosedur – prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya : kebijakan penetapan posisi kerja.

3.      Untuk memenuhi persyaratan – persyaratan hokum dan peraturan – peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya : laporan pajak, laporan analisi dampak lingkungan, dan laporan ketenagakerjaan.

4.      Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik untuk keperluan internal maupun eksternal. Misalnya : laporan perkembangan dan laporan akhir suatu kegiatan.

5.      Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan – keputusan atas isu – isu tertentu. Misalnya : laporan penelitian/ riset.

6.      Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya : proposal penjualan.

b.    Penggolangan Rapat Bisnis

1.      Menurut Fungsinya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar untuk memberi informasi atau untuk analisis. Laporan memberikan informasi yaitu menyajikan fakta – fakta dan rangkuman, yang terdiri atas

·         Laporan perkembangan

·         Laporan semester

·         Laporan triwulan

Laporan analitikal (analytical report), yaitu menyajikan fakta – fakta, menganalisis, mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi.

2.      Menurut Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan menurut department mana laporan itu diperoleh. Misalnya : laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pemasaran, laporan produksi, laporan personalia, Dll.

3.      Menurut Formalitasnya

Suatu laporan dapat dibedakan dari segi formal atau nonformal.

4.      Menurut Keasliannya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela dan juga apakah berasal dari public atau swasta.

·         Laporan otoritas, dibuat atas dasar permintaan.

·         Laporan sukarela yaitu suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri

·         Laporan swasta yaitu suatu laporan yang dibuat atas laporan swasta

·         Laporan public yaitu laporan yang dibuat oleh lembaga – lembaga pemerintah, rumah sakit atau yang dibiayai oleh pemerintah.

5.      Menurut Frekuensinya

Laporan dapat dibedakan atas dasar secara berkala atau khusus.

·         Laporan berkala : dikeluarkan secara harian, bulanan, semester, atau tahunan. Misalnya:laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap bulan, laporan produksi tiap bulan.dll.

·         Laporan khusus : mencakup situasi dan kejadian yang unik, seperti munculnya krisis diperusahaan.

6.      Menurut Jenisnya.

Laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat) maupun formal (laporan panjang)

7.      Menurut Kegiatan Proyek.

Dalam melaksanakan suatu pronyek terdapat tiga jenis laporan yaitu :

·         Laporan pendahuluan

·         Laporan perkembangan

·         Laporan akhir

8.      Menurut Pelaksanaan Pertemuan

Laporan bisnis dapat dibedakan atas :

·         Agenda: suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung

·         Resolusi: laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan

·         Notulen: laporan resmi dalam suaru pertemuan yang berlangsung

·         Laporan pertemuan: laporan resmi yang cakupan bahasanya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

C.Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Definisi masalah, tujuan, dan ruang lingkup.

Ø  Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah yang mencakup tujuan penyusunan laporan.

Ø  Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan

Ø  Tentukan ide atau gagasan

Ø  Mengumpulan bahan yang diperlukan

Ø  Menganalisis dan menafsirkan data

Ø  Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir.

D. Bagian Pokok Laporan Bisnis

1.      Pendahuluan

·         Pemberi kuasa

·         Layout / rencana persentasi

·         Masalah

·         Maksud penulisan

·         Ruang lingkup

·         Metedologi

·         Sumber – sumber primer atau skunder

·         Latar belakang

·         Defenisi Istilah

·         Keterbatasan

·         Rekomendasi

2.      Teks

Membahas dan mengembangkan hal – hal penting secara rinci. Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

3.      Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. Bagian penutup sendiri diberi judul       “ rencana tindakan” atau “proposisi”.

·         Rangkuman

·         Kesimpulan

·         Rekomendasi

·         Rencana tindakan

·         Proposisi

E. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

Cara menyusun tubuh laporan bisnis:

·         Cara deduktif

Menggambarkan laporan dari belakang kedepan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum hal – hal rinci dijelaskan.

·         Cara induktif

Menjelaskan fakta – fakta yang ada sebelum ide – ide pokok, kesimpulan, atau rekomendasi dikemukakan.

Cara menyusun teks laporan bisnis :

·         Membuat topic – topic atau criteria

·         Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian – kejadian

·         Mendeskripsikan lokasi / tempat

·         Menjelaskan suatu proses atau prosedur

·         Menyusun urutan berdasarkan tingkat kepengtingan

·         Menyusun urutan tingkat familiaritas

·         Menyusun sumber – sumber yang digunakan

·         Pemecahan masalah

Metode Kerangka

·         Jenis – jenis judul

·         Format kerangka

·         paralelisme dalam judul

Bab 20.

Penulisan Laporan Singkat

A.   Karakteristik Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.

           

Selain itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :

Ø  Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

Ø  Grafik untuk lebih menekankan penulisan.

Ø  Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

Ø  Format memo atau surat.

B.   Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen (tetap); sementara yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan mengalir dari pimpinan ke bawahan sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Tetapi, adakalanya suatu laporan mengalir dari bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu organisasi

Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin. Katakan kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan tidak kurang, dan sajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau keinginan mereka.

Ada tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis :

1.      Akurat

Hal pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran.Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

Ø  Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

Ø  Laporkan semua fakta yang relevan.

Ø  Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

Ø  Berilah bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat.

Ø  Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.

Ø  Jaga bias pribadi dalam suatu laporan

2.      Keputusan yang Baik

Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis. Di lain pihak, pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

Ø  Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

Ø  Melihat fakta-fakta yang tersedia.

Ø  Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

Ø  Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

Ø  Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3.      Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan format surat yang seperti apa serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam hal ini, ajukan pertanyaan berikut pada diri sendiri :

Ø  Siapa yang Berinisiatif Membuat Laporan?

Ø  Apa Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?

Ø  Kapan suatu Laporan Dibuat?

Ø  Ke mana Laporan akan Dikirim?

Ø  Mengapa suatu Laporan Dibuat?

Ø  Bagaimana Sikap Pembaca?

C.   Perencanaan Laporan Singkat

            Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :

a.       Preprinted

Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

b.      Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

c.       Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

d.      Manuskrip

Laporan ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

D.   Penentuan Struktur Dasar

            Selain memutuskan format dan panjang suatu laporan, hal penting lainnya yang harus diperhatikan ialah penentuan struktur dasar. Ada tiga masalah yang biasanya muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :

Ø  Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan atau akan mengeliminasi beberapa data?

Ø  Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah menggunakan direct order atau indirect order?

E.   Pengorganisasian Laporan Singkat

Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah akan menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah akan mengorganisasi ide menurut suatu argument yang logis?

1.    Pengorganisasian laporan Infornasional memiliki satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang tegas. Dalam menulis laporan informasional, kita tidak perlu terlalu khawatir terhadap reaksi pembaca. Pembaca akan menanggapi materi secara tidak emosional sehingga kita dapat menyampaikan laporan secara langsung. Yang seharusnya kita perhatikan adalah pemahaman atau pengertian pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.

Laporan infornasional terdiri atas suatu laporan periodik (berkala) dan laporan aktivitas personal dalam suatu konferensi.

a.       Laporan Periodik (Berkala)

Laporan periodik adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuan laporan periodik ialah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi jika perlu.

Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan berikut :

·         Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin

·         Diskusi / Pembahasan Proyek Khusus

·         Rencana Periode yang akan Datang

·         Analisis Masalah / Problem

b.      Laporan Aktivitas Personal (Individu)

Laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Tujuan laporan ini untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.

2.      Pengorganisasian Laporan Analitikal

Berbeda dengan laporan informasional yaitu untuk mendidik pembaca, laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi.

Contoh-contoh laporan analitikal ialah sebagai berikut :

a.       Laporan Justifikasi

Ialah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.

b.      Usulan Bisnis Baru di Luar Klien

Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien.

c.       Laporan Troubleshooting

Laporan trobleshooting (troubleshooting reports) adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak. Jika kita ingin agar pembaca berkonsentrasi dan mudah memahami ide-ide yang kita buat, maka kita perlu memberikan suatu argumen yang logis dalam laporan.

Namun, tidak semua masalah dapat diatasi dengan rencana organisasional. Beberapa laporan analitikal disusun melalui keputusan antara yang pro dan kontra. Laporan analitikal juga dapat disusun dengan  membandingkan beberapa alternatif dari serangkaian kriteria yang ada. Yang terpenting adalah bahwa kita memilih suatu struktur yang sesuai dengan proses yang akan digunakan untuk memecahkan masalah. Tujuannya adalah untuk memfokuskan perhatian pembaca atas kesimpulan dan rekomendasi secara rasional.

Bab 21.

Penulisan Laporan Formal

Laporan panjang sering disebut dengan laporan formal (formal report). Secara umum, jumlah halaman laporan formal lebih banyak daripada jumlah halaman laporan singkat. Oleh karena itu, perencanaan dalam menyusun sesuatu laporan formal sangat penting.

         Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain mendefinisikan masalah, membuat kerangka (outline)untuk melakukan analisis, menyusun rencana kerja, melakuikan penelitian (riset), dan menganalisis data. Poin-poin penting tersebut akan dijelaskan secara lebih rinci berikut ini.

A.   Mendefinisikan Masalah

Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional atau laporan analitikal, tahap pertama adalah mendefinisikan masalah. Anda harus memutuskan informasi apa yang Anda perlukan untuk menyelesaikan suatu laporan. Sebagai contoh, Anda akan melakukan penelitian tentang peredaran obat-obaat terlarang. Dalam hal ini, Anda perlu menggali berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan peredaran obat-obatan terlarang, seperti apa yang melatarbelakangi orang kecanduan obat-obatan terlarang, di mana memperoleh obat-obatan terlarang, bagaimana cara penyaluran obat-obatan tersebut, dan sebagainya. Jawaban atas pertanyaan tersebut akan membantu Anda dalam melakukan investigasi terhadap isi laporan yang Anda buat.

1.      Pertanyaan yang Tepat

Sering kali,suatu masalah yang didefinisikan untuk Anda telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan . Bila hal ini terjadi, Anda perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut dibuat, sebelum Anda melakukan investigasi lebih jauh. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini akan dapat membantu Anda dalam melakukan investigasi/penelitian.

·         Apa yang perlu ditentukan?

·         Mengapa masalah tersebut penting?

·         Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?

·         Di mana munculnya suatu masalah?

·         Kapan masalah itu muncul?

2.      Mengembangkan Pernyataan Tujuan

Dalam mengembangkan suatu pernyataan tujuan, Anda dapat menggunakan satu di antara tiga cara berikut ini.

·         Menggunakan kalimat infinitive.

·         Menggunakan pertanyaan.

·         Menggunakan suatu pernyataan deklaratif.

Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari memasukkan informasi yang tidak relevan.

B.   Kerangka Untuk Analisis

           Setelah Anda mendefiniskan masalah dan menentukan tujuan penelitian, Anda dapat mulai melakukan suatu penelitian. Untuk mengorganisasikan suatu penelitian, Anda perlu mengelompokkan masalah ke dalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut dengan factoring.

Penelitian juga memerlukan kerangka (outline) untuk keperluan analisis karena memungkinkan Anda memecahkan  masalah, seperi kerangka laporan memungkinkan Anda menulis dengan cata yang sistematis. Akan tetapi, membuat kerangkan untuk penelitian tentu akan berbeda dengan cara membuat kerangka laporan. Kerangka penelitian berisi langkah-langkah pemecahan masalah, sedangkan kerangka laporan berisi alternative pemecahan masalah.

1.      Mengembangkan Struktur yang Logis

           . Mulailah dengan melihat tujuan penelitian Anda  secara akan menyeluruh untuk menentukan apakah Anda akan menggunakan kerangka (outline) informasional, analitikal, atau gabungan keduananya.

           Jika tujuan umum Anda adalah untuk memberikan informasi yang akan ditafsirkan orang lain, kerangka informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa bagian dari penelitian Anda perlu dianalisis untuk menekankan fakta-fakta yang penting. Jika tujuan penelitian Anda adalah mengajukan suatu kesimpulan dan rekomendasi, Anda dapat menggunakan kerangka analitikal.

·         Tugas Informasional

           Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit analisis atau penafsiran umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut dapat disusun dalam berbagai cara.

1.      Urutan Tingkat Kepentingan

Misalnya, saat menelaah lima kelompok produk, Anda dapat mengorganisasi studi Anda dengan membuat peringkat penjulan setiap kelompok produk, mulai dari kelompok yang menghasilkan pendapatan paling besar hingga paling kecil.

2.      Secara Berurutan

Jika sedang melakukan suatu proses penelitian, Anda menyajikan informasi selangkah demi selangkah, mulai dari langkah/tahap 1,2,3 dan seterusnya.

3.      Secara kronologis

Ketika melakukan suatu investigasi atau serangkaian peristiwa, Anda mengorganisasi peristiwa-peristiwa tersebut menurut urutan kejadian tau peristiwa kajadiannya, seperti peristiwa yang terjadi bulan Januari,Februari,Maret dan seterusnya.

4.      Menurut Ruang Tempatnya

Jika Anda sedang mempelajari suatu objek secara fisik, Anda dapat mempelajarinya dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, atau dari luar ke dalam, dan seterusnya.

5.      Menurut Geografis

Jika lokasi merupakan factor yang pentingndalam studi Anda, Maka gunakanlah geografis sebagai dasar untuk menyusun sub-subtopik, seperti daerah Jakarta,Semarang,Yogyakata,Surakarta, dan sebagainya

6.      Menurut Kategori

Jika Anda diminta untuk menelaah beberapa aspek penting dari suatu objek, perhatikan suatu kategori seperti penjualan,laba,biaya dan investigasi.

      Metode-metode tersebut biasa digunakan dalam menyusun suatunlaporan pemantauan atau laporan pengendalian, prosedur dan kebijaksanaan, dan laporan perkembangan sementara.

·         Tugas Analitikal

     Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umunya dikategorikan dengan metode pemecahan masalah (problem-solving method). Hipotesis merupakan suatu pendekatan structural yang paling umum. Bila masalahnya adalah untuk menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau  mencari pemecahan suatu masalah, salah satu cara untuk mengatsainya adalah mengformulasikan penjelasan hipotesis. Misalnya, masalah Anda adalah menentukan mengapa perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mencari sekretaris yang terampil.

2.      Aturan Pembagian

Membagi sesuatu secara fisik adalah relative  udah dibandingkan membagi suatu ide yang tak nampak secara fisik. Bagaiamana Anda dapat membagi ide-ide Anda dengan baik? Berikut ini adalah ebebrapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen.

v  Memilih prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar.

v  Gunakan satu kategori/pronsip setiap kali membagi laporan ke dalam sub-subtopik.

v  Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.

v  Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.

3.      Menyusun Kerangka Pembuka

 Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide Anda. Kerangka pembuka (preliminary outline) memberikan kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat diperlukan, jika

v  Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas.

v  Investigasi Anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis datanya.

v  Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi (riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi Anda.

Secara umum ada dua system pembuatan kerangka (outlining), yaitu system alfanumeris dan system decimal. Kedua-duanya dapat diterima, tetapi beberapa perusahaan lebih senang menggunakan salah satu system yang lebih disukainya. Anda harus menulis suatu caption pada setiap level kerangka  Anda dalam gramatikal yang sama. Dengan kata lain, jika uraian menggunakan kata kerja, uraian II, III, dan IV juga harus menggunakan kata kerja.

Dalam menulis kerangka, Anda juga harus memilih antara caption kerangka deskriptif (topical) dan informatif (talking). Caption  kerangka deskriptif memuat subjek yang akan dibahas, sedangkan caption kerangka informative (dalam bentuk pertanyaan dan rangkuman) memuat arti suatu masalah. Meskipun caption kerangka informative lebih panjang dalam penulisannya, secara umum caption tersebut lebih bermanfaat dalam memberikan petunjuk pekerjaan Anda, terutama jika Anda menggunakan pertanyaan Anda rencanakan untuk dijawab dalam studi Anda. Di samping itu, keuntungan lainnya adalah memudahkan orang lain untuk melakukan telaah (review). Jika orang lain memberi komentar tentang kerangka Anda, mereka mungkin tidak dapat menangkap ide yang jelas bila Anda menggunakan caption kerangka deskriptif.

C.   Menyusun Rencana Kerja

Setelah Anda mendefinisikan masalah dan memuat kerangka, selanjutnya Anda perlu menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka pembuka (pendahuluan).

Jika Anda melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, sebuah proposal (usulan) memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika usulan diterima. Suatu rencana kerja formal umunya mencakup beberapa hal sebagai berikut :

·         Permasalahan yang dihadapi

·         Maksud dan scopr (ruang lingkup) atas investigasi Anda.

·         Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan waktu, uang, atau data yang tersedia).

·         Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yang bertanggung jawab, kapan akan dilakukan ,dan berapa biaya investigasi)

D.   Melakukan Penelitian

Nilai laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi. Pada saat Anda mengumpulkan informasi, perhatian Anda untuk pertama kali adalah bagaimana mengorganisasi informasi yang Anda peroleh. Apabila Anda melakukan penelitian secara berkelompok, Anda harus dapat melakukan koordinasi dengan anggota lainnya.

Rencana kerja yang telah Anda siapkan akan sangat membantu Anda selama penelitian berlangsung. Dalam kaitan ini, bagaimana Anda memperoleh informasi yang Anda perlukan baik melalui sumber-sumber primer (primary sources) maupun sekunder (secondary resources).

Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-sumber asli (tangan pertama) untuk tujuan tertentu. Sedangkan sumber sekunder akan memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Data sekunder tersebut berasal dari laporan tangan kedua.

1.      Sumber-sumber Primer

Apabila informasi yang Anda perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber sekunder, Anda harus mengumpulkan dan menafsirkan data dengan melakukan penelitian primer. Anda harus melakukan penelitian secara langsung ke dalam dunia nyata. Ada 4 cara untuk mengumpulkan data primer, yaitu memeriksa dokumen0dokumen ,observasi, survey, dan melakukan eksperimen.

a.       Dokumen

Dokumen – dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer antara lain laporan penjualan, neraca, laporan laba rugi, kebijakan-kebijakan, korespondensi dengan pelanggan dan pemasok, dan kontrak. Di samping itu, dokumen-dokumen resmi pemerintah juga termasuk sumber-sumber primer.

b.      Observasi

Observasi (observation) atau pengamatan merupakan salah satu cara untuk memperoleh sumber data primer dalam dunia bisnis. Anda mungkin dapat mengunjungi atau mengamati suatu kegiatan yang tengah berlangsung dalam suatu bisnis

c.       Survey

Suatu cara untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan adalah bertanya kepada orang-orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian yang relevan dengan bidang keahliannya.Anda dapat melakukan survey dengan menggunakan suatu daftar pertanyaan yang telag Anda susun sedemikian rupa sehingga memudahkan Anda untuk melakukan wawancara. Melakukan wawancara nampaknya sederhana, tetapi kalau tidak dipersiapkan dengan cermat akan sia-sia saja hasilnya.

           Suatu survey formal memerlukan beberapa keputusan penting yang mencakup antara lain

·         Apakah Anda ingin wawancara tatap-muka, lewat telepon, atau lewat daftar pertanyaan?

·         Berapa jumlah sampek yang akan Anda teliti?

·         Pertanyaan khusus apa yang harus Anda ajukan agar memperoleh suatu gambaran yang valid?

           Pengembangan suatu daftar pertanyaan memerlukan keterampilan tertentu. Ada beberapa bentuk pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk memperoleh informasi dari para responden, antara lain dengan menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan, skala, checklist, peringkat, dan isian.

d.      Eksperimen

Kegiatan eksperimen (eksperiment) lebih banyak dilakukan untuk bidang-bidang teknis. Hal ini disebabkan karena suatu eksperimen memerlukan manipulasi factor-faktor yang tercakup di salamnya secara lebih ekstensif. Di samping itu, biaya yang diperlukan untuk melakukan eksperimen pada umunya relative mahal dan untuk mengetahui eksperien perlu waktu ng cukup lama.

Sebagai contoh, Anda ingin mengetahui apakah ada pengaruh terhadap produktivitas kerja antara pekerja biasa dengan pekerja yang diberi bonus atau insentif atas prestasi kerjanya. Untuk dapat mengetahui hasilnya, kedua kelompok pekerja tersebut perlu diuji coba dan diteliti secara lebih mendalam.

2.      Sumber-sumber Sekunder       

Meskipun penelitian Anda kebanyakan menggunakan sumber-sumber primer, pertama kali Anda akan menelaah informasi yang berasal dari sumber sekunder. Dalam kaitanyya dengan sumber-sumber sekunder, Davis menyatakan bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi dewasa ini, banyak informasi yang dapat diperoleh melalui Internet (online) mauoun yang tersimpan dalam bentuk CD-ROM (Compact Disc- Read Only Memory).

           Ada bebrapa alasan yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan sumber-sumber sekunder, yaitu melalui jasa online atau jaringan Internet.

·         Hemat Waktu

·         Ketelitian

·         Relevansi

·         Efektivitas Biaya

E.     Analisis Data

              Setelah melakukan penelitian dan memperoleh data yang Anda inginkan, selanjutnya Anda perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan Anda tersebut. Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang telah Anda temukan tersebut. Dengan melihat data yang telah Anda kumpulkan dari berbagai sudut pandang, Anda akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang Anda siapkan dalam suatu rencana kerja (work plan).

1.      Perhiutungan Stastistik

Kebanyakan data yang Anda peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka. Dengan perhitungan statistic secara sederhana, Anda dapat menghitung rata-rata (average) , perkembangan (trends), dan korelasi (correlations).

Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan mencari rata-ratanya. Dalam hal ini, rata-rata dapat dibedakan ke dalam tiga bentuk yaitu mean, median, dan mode.

2.      Kesimpulan

Pengambilan kesimpulan dapat didsarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta yang tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat jarang pengambilan kesimpulan hanya disadarkan pada penemuan fakta semata. Meskipun demikian, Anda juga perlu tahu bahwa pengambilan kesimpulan terhadap suatu kasus dapat mengandung unsur-unsur yang bersifat subjektif.

3.      Rekomendasi

Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau penafsiran terhadap suatu pokok bahaasan tertentu, sedangkan rekomendasi adalah sran yang diberikan untuk melakukan tindakan tertentu.

Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations), paling tidak mencakup tiga criteria yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh pembaca, dan (3) penjelasannya cukiup rinci sehingga pembaca dapat melakukan suatu tindakan.

Share:

Read More